Zásady ochrany osobních údajů

Verze 2026-10 · účinné od 1. 11. 2026

1. Kdo údaje zpracovává

Rebis services, s.r.o., Obřice 22, 411 15 Podsedice, IČO 22342508 (dále „my“). Kontakt pro ochranu osobních údajů: webmaster@rebis.cz, nebo poštou na adresu sídla.

2. Ve dvou rolích

Jako správce zpracováváme údaje, které potřebujeme sami: uživatelské účty a přihlašování, objednávky a fakturaci, hlášení chyb, zabezpečení a provozní záznamy. Tyto zásady popisují hlavně je.
Jako zpracovatel zpracováváme osobní údaje, které do aplikací vkládá zákazník (dokumenty, docházka, zakázky, pošta, zprávy, soubory…). Správcem je zákazník — typicky váš zaměstnavatel —, řídíme se jeho pokyny podle Zpracovatelských podmínek a svá práva k těmto údajům uplatňujete u něj. Pomáháme mu s tím.

3. Jaké údaje zpracováváme jako správce

údaje	účel	právní základ
jméno, e-mail, telefon (je-li vyplněn), organizace a role, heslo jen jako otisk, případně přístupové klíče (passkey)	účet a přihlášení do celé rodiny	plnění smlouvy se zákazníkem, oprávněný zájem na správě jeho uživatelů
historie přihlášení: čas, IP adresa, prohlížeč a zařízení	bezpečnost účtu, přehled přihlášení pro uživatele	oprávněný zájem (bezpečnost)
objednávky, faktury, kontaktní osoba a adresa pro faktury	uzavření smlouvy, fakturace, účetnictví	plnění smlouvy, právní povinnost
hlášení chyb: text, přílohy, technické údaje, které jste přiložili, jméno a e-mail autora	vyřízení hlášení člověkem, opravy	oprávněný zájem na fungující službě
zařízení s aplikací ourApp: identifikátor pro oznámení, typ zařízení	doručování oznámení	plnění smlouvy
provozní záznamy serverů: IP adresa, čas, požadovaná adresa, prohlížeč	zabezpečení, řešení závad	oprávněný zájem (bezpečnost a provoz)
pošta procházející našimi poštovními servery (ourEmail)	doručení pošty	pro zákazníka jako zpracovatel (kap. 2)

Anonymní telemetrii používání ourCADu sbíráme jen s vaším souhlasem; neobsahuje identitu, IP adresu ani obsah dokumentů (viz Zásady cookies).

4. Kde údaje jsou

Všechny aplikace a data běží na našich vlastních serverech v České republice (Obřice a Krupská, dvě lokality kvůli zálohám a obnově). Výjimkou je jeden pronajatý virtuální server u Forpsi (Česká republika), který slouží pro dohled nad provozem, stránku stavu služeb, ověřování certifikátů a jako záložní poštovní server: když hlavní poštovní server neodpovídá, přijme příchozí poštu a nejdéle 14 dní ji drží, než ji předá dál. Jiné údaje zákazníků na něm nejsou.

5. Komu údaje předáváme

Forpsi (Česká republika) — pronajatý server podle kap. 4.
Anthropic PBC (USA) — jazykový model pro funkce popsané v kap. 7.
Google (Firebase Cloud Messaging) a Apple (Apple Push Notification service) — doručování oznámení do aplikace ourApp. Předává se text oznámení (např. název úkolu nebo začátek zprávy z chatu) a identifikátor zařízení.
Státním orgánům, jen když to ukládá zákon.

Předání do USA se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise (prováděcí rozhodnutí (EU) 2021/914) ve smlouvách se jmenovanými poskytovateli. Údaje neprodáváme a nepoužíváme k reklamě.

Soubory sdílené odkazem

Když Vám pošleme poptávku, objednávku nebo reklamaci, bývají k ní přiložené soubory. Neposíláme je v příloze e-mailu, ale odkazem — adresa v e-mailu vede na kopii souborů, kterou si stáhnete bez přihlášení.

Odkaz je dočasný. Platí nejvýš 30 dní od odeslání; po uplynutí platnosti kopii smažeme. Odesílatel nebo jeho nadřízený může odkaz zrušit i dřív, například když se ukáže, že šel na špatnou adresu.
Adresa je jediný klíč. Kdo ji má, k souborům se dostane — proto ji nepřeposílejte dál, než je potřeba.
O každém stažení vedeme záznam: kdy proběhlo, kterého odkazu se týkalo, ze které IP adresy a s jakým prohlížečem. Slouží k tomu, abychom uměli odpovědět na otázku, kam se soubory dostaly.
IP adresu po 90 dnech anonymizujeme, samotný záznam o stažení zůstává. Ve firmě se ukazuje jen síť, ne celá adresa.

Odkaz v e-mailu není nabídkou ke stažení komukoli: je určen adresátovi zprávy. Pokud jste zprávu dostali omylem, dejte nám prosím vědět — odkaz zrušíme.

6. Zabezpečení

Šifrované spojení (HTTPS), hesla jen jako otisk, přístup podle rolí a organizací (data jedné firmy nevidí jiná firma), dvoufázové ověření, historie přihlášení, dohled nad provozem, pravidelné zálohy do druhé lokality a na odpojitelné disky, fyzicky zabezpečené vlastní prostory.

7. Umělá inteligence a automatizované zpracování

Používáme jazykové modely společnosti Anthropic PBC (USA) ve dvou oblastech, které se liší tím, k jakým datům mají přístup:

Asistent v ourCADu — když ho použijete (dotaz, kótování, kontrola výkresu, návrh zjednodušení, rozbor dokumentu), pošle se mu váš dotaz a potřebná část modelu nebo výkresu. Běží na placených obchodních podmínkách Anthropicu: Anthropic je náš zpracovatel na základě smlouvy o zpracování osobních údajů se standardními smluvními doložkami (prováděcí rozhodnutí (EU) 2021/914), předaná data nepoužívá k trénování modelů a drží je nejdéle 30 dní. U údajů zákazníka jsme zpracovatelem my a Anthropic je další zpracovatel podle modulu 3 uvedených doložek. Bez vašeho dotazu asistent nic nedostane.
Vývoj a provoz — při vývoji, údržbě a řešení závad nám pomáhá asistent AI. Pracuje se zdrojovým kódem, technickými údaji a s anonymizovanými kopiemi dat, ze kterých nelze poznat konkrétního člověka (jména, e-maily, telefony, volné texty a soubory jsou nahrazené). K osobním údajům ani k datům zákazníků v provozu přístup nemá; zásahy do provozních dat provádí náš pracovník.

Hlášení chyb vyřizují lidé.

Automatizované rozhodování podle čl. 22 GDPR neprobíhá: AI nerozhoduje o přístupu, smlouvách, mzdě ani docházce.

8. Cookies

Používáme jen nezbytné cookies pro přihlášení a chod aplikací; ourCAD navíc se souhlasem anonymní telemetrii. Podrobnosti v Zásadách cookies.

9. Jak dlouho údaje držíme

údaje	lhůta
účet uživatele	po dobu trvání účtu; správce organizace nebo my ho můžeme zrušit
historie přihlášení	90 dní
oznámení v aplikaci	90 dní
záznamy o stažení souborů sdílených odkazem	IP adresa se po 90 dnech anonymizuje, záznam zůstává
koš ourDisku	90 dní, pak se soubor smaže
faktury a účetní doklady	10 let (zákon o DPH)
hlášení chyb	po dobu poskytování služby jako historie oprav; na žádost je anonymizujeme
provozní záznamy webových serverů	14 dní; záznamy aplikací a systému 30 dní
pošta ve frontě záložního poštovního serveru	nejdéle 14 dní
data zákazníka po konci smlouvy	podle čl. 6 Podmínek (nejméně 14 dní, pak smazání)
zálohy	data aplikací 30 dní, pošta 7 dní, databáze poštovního serveru 365 dní; offline kopie na odpojitelných discích podle jejich rotace

10. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Napište na webmaster@rebis.cz; odpovíme do 30 dní. U údajů, které zpracováváme pro zákazníka (kap. 2), se obraťte na něj. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

11. Změny

Novou verzi zveřejníme na této stránce; o podstatných změnách informujeme e-mailem nebo v aplikaci.